Principaux risques
Incohérences entre les données des plaques d'immatriculation des véhicules et les documents de déclaration en douane, absence de dossiers originaux traçables des véhicules entraînant une retenue en douane lors de l'inspection physique ; codes VIN ou dates de fabrication incohérents entre les véhicules physiques et les documents justificatifs ; absence de preuves de base pour la délimitation des responsabilités dans les réclamations pour dommages à la cargaison.
Protocoles de contrôle normalisés
1. Archivage permanent de la documentation : Avant l’expédition des camions depuis l’usine, prendre des photos haute résolution des plaques d’identification des véhicules afin d’enregistrer les informations essentielles de traçabilité, notamment la marque, le modèle, le numéro VIN unique et la date de production. Des photos extérieures complètes sous quatre angles (avant, arrière, gauche, droite) et les relevés en temps réel de l’état de charge (SoC) du tableau de bord doivent être conservés afin d’établir des dossiers de référence sur l’état du véhicule pour une attribution claire des responsabilités.
2. Validation rigoureuse des documents douaniers : Toutes les données saisies dans les déclarations en douane, y compris la marque, le modèle, le numéro VIN et les permis d’exportation du véhicule, doivent être comparées point par point aux marquages figurant sur la plaque signalétique. La saisie de données à l’aveugle, basée sur d’anciens modèles de véhicules ou des fiches techniques, est interdite afin d’éliminer les incohérences entre les documents et les véhicules et de limiter les risques de refus en douane ou de retenue de la marchandise lors d’un contrôle manuel.
